In der sich stetig wandelnden Softwarebranche umfasst die Skalierung eines Unternehmens weit mehr als nur die Erweiterung der Kundenbasis. Vielmehr geht es darum, sicherzustellen, dass jeder Schritt der Expansion tatsächlich profitabel ist. FLEX Capital´s Value Creation Ansatz zur Profitabilitätssteigerung hat sich für Unternehmen, die auf dem Weg zu Wachstum und Marktführerschaft sind, als wertvoll und wegweisend erwiesen. Die folgende Fallstudie verdeutlicht, wie FLEX Capital vorgeht, um die finanzielle Performance seiner Portfoliounternehmen zu analysieren und zu verbessern, dabei wird stets eng mit dem Management und den Unternehmern der Portfoliounternehmen zusammengearbeitet.
Hintergrund: Von der Gründung zum Marktführer
Im Folgenden wollen wir uns mit einem Softwareunternehmen beschäftigen, welches vor über 20 Jahre gegründet wurde, kontinuierlich profitabel wuchs und sich als Marktführer in einer Niche etablierte. Was klingt wie eine uneingeschränkte Erfolgsgeschichte, hatte einen Haken: Das Wachstum wurde – vielfach auf spezifischen Kundenwunsch – maßgeblich getrieben von einer immer größer werdenden Produktpalette mit steigender Komplexität je neuem Feature. Diese Entwicklung ging lange gut und der Fokus auf Kundengewinnung war zweifelsohne der Richtige, um die Marktführerschaft zu erreichen. Als dann aber die Profite stagnierten, war guter Rat teuer. Es gab keine interne Datengrundlage, welche die Entwicklungen der letzten Jahre bzw. die Problemfelder dem Management direkt offenlegte, da die oft aufwändige Analyse der Kennzahlen aufgrund vermeintlich fehlendem Ertragspotential depriorisiert wurde. Dieses Phänomen ist im deutschen Mittelstand allgegenwärtig und bietet vielen Unternehmen ein enormes Wachstumspotenzial, sofern die richtigen Stellschrauben nachhaltig gedreht werden.
Die Pocket-Margin-Methodik
Um der beschriebenen Herausforderung zu begegnen, beginnt FLEX Capital bei seinen Portfoliounternehmen von Anfang an damit, die Pocket-Margin-Methodik aufzusetzen und zu implementieren. Dieser Ansatz geht über die herkömmliche Analyse von Umsatz und Kosten (Bruttomarge) hinaus, indem die Profitabilität jedes Produkts und Kunden auf Rechnungsebene untersucht und versteckte Kosten sowie echte Profitmargen auf annäherndem EBITDA-Niveau aufdeckt werden. Die Pocket-Margen-Logik beschreibt also, wie viel von einem Euro Umsatz bei einem Kunden oder einem Produkt am Ende, nach Abzug aller verborgenen Kosten, tatsächlich in der Tasche des Unternehmens bleiben.
Ein einfaches Zahlenbeispiel: Verborgene Kosten verstehen und aufdecken
Betrachten wir den Verkauf eines iPads, auf dem die Software des Unternehmens vorinstalliert ist, zum Preis von 1.299€. Unter Berücksichtigung der Einkaufs- und Transportkosten in Höhe von 999€ ergibt sich somit auf dem Papier ein Bruttogewinn von 300€. VK -EK = Profit: So oder so ähnlich rechnen nach unserer Erfahrung nach viele Unternehmen in Deutschland. Ein genauerer Blick offenbart jedoch verschiedene versteckte Kosten entlang von drei exemplarischen Phasen im Unternehmen:
Bestelleingang und -verarbeitung: Der Prozess der Bestellabwicklung verursachte erhebliche interne Arbeitsaufwände bei der Auftragsbearbeitung und Preisverhandlung, welche wir beispielhaft mit 2 Stunden à 50€/h bemessen. Dies führte zu versteckten Kosten von 100€, die in der ursprünglichen Bruttogewinnberechnung nicht berücksichtigt wurden.
Einrichtung und Implementierung: Die technische Abteilung übernahm die weiteren Schritte. Dabei entstanden 3 Stunden Personalaufwand bei der Installation, dem Testen und der Einrichtung der Softwarelösung. Dieser Service wurde dem langjährigen Kunden als Goodwill-Geste kostenlos angeboten, da er bereits zahlreiche Module des Unternehmens im Einsatz hat. Tatsächlich summierten sich die Kosten für die internen Arbeitsstunden auf 150€.
Supportfall: Kurz nach der Lieferung traten beim Kunden Probleme mit dem neuen Modul auf, was zu einem Supportfall führte. Der zuständige Mitarbeitende benötigte 4 Stunden für die Behebung des Problems, welches den Ursprung auf einem kundenseitigen Firewall-Update hatte. Der Vorfall war durch einen den Wartungsvertrag abgedeckt und verursachte versteckte Kosten in Höhe von 200€.
Der resultierende Effekt auf die Profitabilität
Addiert man die ermittelten verborgenen Kosten auf (100€ für die Auftragsbearbeitung, 150€ für die Einrichtung und 200€ für den Support), beläuft sich der zusätzliche Gesamtaufwand auf 450€. Folglich ist der anfängliche Bruttogewinn in Höhe von 300€ tatsächlich ein Nettoverlust von 150€ für das Unternehmen. Treten solche Verluste über mehrere Produkte und Kundensegment auf, können sie die Profitabilität eines Unternehmens erheblich mindern. Meist bleiben solche Erkenntnisse in der GuV unentdeckt, da das Management primär nur Einblicke auf die Gesamtumsätze und Gesamtkosten hat.
Die Anwendung dieses Modells verdeutlicht den Bedarf einer ganzheitlichen Betrachtungsweise, die insbesondere im Vertrieb den gesamten Kundenlebenszyklus von der ersten Kontaktaufnahme über virtuelle Meetings, Folgebesprechungen, Vor-Ort-Besuche, Testphasen bis hin zum Go-Live umfassen muss. Doch damit noch nicht genug – auch Supportfälle oder Provisionszahlungen sind Komponenten, welcher selten bis kaum auf Kunden oder Produktlevel erfasst werden, welche die Profitabilität eines Unternehmens negativ beeinträchtigen. Die meisten Manager verfügen weder über die Werkzeuge noch die Ressourcen, um die genannten Prozessschritte transparent offenzulegen und ganzheitlich zu bewerten. Genau hier kann das Value Creation Team von FLEX Capital Unterstützung bieten, indem es dabei hilft, die richtige Methodik individuell je Unternehmen und Geschäftsbereich maßzuschneidern. Als Endprodukt werden beispielweise gezielte Account-Pläne basierend auf einer ABC-Analyse definiert und modelliert. Dabei ist das EBITDA-Potenzial pro Kunde die zentrale Größe, um z.B. Leads zu priorisieren und somit das Vertriebsteam profitorientiert auszurichten.
Die gewinnorientierte Ausrichtung des Vertriebs ist ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen dass Zeit und Ressourcen effizient eingesetzt werden. Durch die Anwendung einer ABC-Analyse können Unternehmen ihre Leads effektiv priorisieren und sicherstellen, dass die Vertriebsanstrengungen auf die Kunden mit dem höchsten Potenzial fokussiert werden. Dies ermöglicht es Vertriebsteams, strategischer zu steuern und ihre Ressourcen auf die vielversprechendsten Gelegenheiten zu konzentrieren. Wichtig für die erfolgreiche Umsetzung der Analyse ist, dass die Besonderheiten des Unternehmens berücksichtigt werden, hierfür bedarf es einer intensiven Auseinandersetzung mit den zugrundeliegenden Geschäftsprozessen. Das Pocket-Margin umfasst dabei nicht nur den Blick auf Vertrieb und etwaigen Provisionen, sondern nahezu alle Geschäftsbereiche, wie z.B. Admin, Finance, IT-Infrastruktur, Supply Chain und Management (z.B. Provisionen für Key Accounts), welche auf ein Produkt oder Kunden allokierbar und messbar sind. Es ist grundsätzlich unmöglich eine hundertprozentige Genauigkeit in dem Modell zu erreichen, da viele Daten und Informationen nicht messbar oder verfügbar sind. Um diese Lücke zu überbrücken, sind Benchmarks und Industrieexpertise von entscheidender Bedeutung, damit man eine Approximation treffen kann, um den Unternehmen bei der Identifizierung der richtigen Hebel und Stellschrauben für nachhaltigen Umsatzwachstum zu unterstützen.
Fazit: Der Weg nach vorne mit FLEX Capital
Die vorliegende Fallstudie veranschaulicht schematisch, wie Unternehmen von unserem datengetriebenen Profitabilitätsansatz profitieren können. Insgesamt bietet die Methodik, entscheidende Einblicke in die wahre Profitabilität von Produkten und Kunden. Die gewonnen Erkenntnisse erlauben es den Unternehmen fundierte Entscheidungen über Preisgestaltung, Produktentwicklung und Kundenservicestrategien zu treffen. Der Ansatz von FLEX Capital befähigt Unternehmen nicht nur, die Komplexitäten der Skalierung zu bewältigen, sondern dies auch so umsetzen, dass langfristige Profitabilität und Erfolg gesichert sind. Mit unserer umfangreichen Branchenerfahrung kombiniert mit Datenverständnis verwandeln wir seit Jahren lokale Champions in globale Leader, bereit, die Zukunft mit Zuversicht und Klarheit zu gestalten.
