Recruiting-Team planen: Talent-Acquisition im Hiring
Wenn es um das Hiring geht, haben die meisten Unternehmen die MitarbeiterInnen in den verschiedenen Abteilungen im Sinn. Doch was, wenn es noch gar kein Recruiting-Team gibt? Dann muss dieses erst einmal aufgebaut werden. Das geschieht im Idealfall von Anfang an zielgerichtet und mit Plan.
Aber wie viele Recruiting-MitarbeiterInnen benötigt ein Unternehmen eigentlich? Und lohnt es sich überhaupt, die Mitarbeitergewinnung intern durchzuführen? Dieser Artikel liefert einen zahlenbasierten Ansatz für die Talent-Acquisition im Hiring.
Aufbau eines Recruiting-Teams: Top-down oder Bottom-up?
Beim Aufbau eines Unternehmens kommt der Punkt, wo FirmengründerInnen selbst nicht mehr die Zeit finden, ausreichend Personal einzustellen. Sie benötigen dann Hiring-SpezialistInnen, die diese Aufgabe übernehmen. Nun gibt es zwei Ansätze, wie sie ihr Recruiting-Team aufbauen können:
- Top-down-Hiring: Der optimale Ansatz wäre, zunächst einen Teamleader mit Know-how einzustellen. Dieser führt direkt effiziente Prozesse ein, baut die Abteilung auf und stellt sich nach und nach ein leistungsfähiges Hiring-Team zusammen.
- Bottom-up-Hiring: Oft ist jedoch nicht das erforderliche Budget vorhanden, um sofort mit einer hochqualifizierten Lead zu starten. Dann entscheiden sich viele UnternehmerInnen dazu, andere MitarbeiterInnen dafür einzusetzen oder weniger erfahrene RecruiterInnen einzustellen. Erst später, wenn es sich finanziell lohnt, stellt man den Lead ein. Dieser muss nachträglich das bestehende Team optimieren und einheitliche Prozesse schaffen.
Brutto- vs. Netto-Hiring: Wie viele MitarbeiterInnen müssen wir einstellen?
Angenommen, ein Unternehmen möchte von 100 auf 120 MitarbeiterInnen wachsen. Wie viele Anstellungen wären erforderlich, um dieses Ziel zu erreichen? 20 Neueinstellungen reichen dafür nicht aus. Denn durch die Fluktuation (z. B. Kündigung, Renteneintritt) scheiden auch regelmäßig Mitglieder aus dem Team aus.
Wie viele neue MitarbeiterInnen eingestellt werden müssen, um die Personaldecke tatsächlich um 20 Personen zu erhöhen, hängt von der Retention-Rate (Bindung der MitarbeiterInnen ans Unternehmen) ab. Liegt diese beispielsweise bei 90 Prozent, bedeutet das auf unser Beispiel bezogen einen Verlust von 10 MitarbeiterInnen in einem Jahr. Man müsste also 30 Neueinstellungen (brutto) durchführen, um tatsächlich 20 zusätzliche MitarbeiterInnen (netto) zur Verfügung zu haben.
In Unternehmen mit sehr geringer Fluktuation macht sich dieser Faktor weniger stark bemerkbar. Anders jedoch in Unternehmen, in denen eine hohe Wechselbereitschaft besteht. Man sagt, dass bei Amazon täglich (!) im Durchschnitt das Personal von drei kompletten Warehouses verliert. Entsprechend groß ist hier der Hiring-Bedarf, um nicht nur den Status quo zu erhalten, sondern sogar eine Personalaufstockung zu erreichen. Hier müssen UnternehmerInnen sich also von allgemeinen Branchen-KPIs verabschieden und ihre eigenen Zahlen einbeziehen.
Wie viele RecruiterInnen sind dafür erforderlich?
Wir wissen, wie viele MitarbeiterInnen wir einstellen wollen. Doch jetzt kommt die alles entscheidende Frage: Wie viele RecruiterInnen benötige ich, um diese Vergrößerung des Teams zu bewältigen? Dazu gibt es leider keine verlässlichen Benchmarks, denn der Aufwand für das Recruiting neuer MitarbeiterInnen variiert nicht nur je nach Branche, sondern auch je nach Job. Es macht im Aufwand und auch in der Besetzungsdauer einen riesigen Unterschied, ob man Customer-Care-MitarbeiterInnen oder CTOs einstellen möchte.
Wie viele Neueinstellungen schafft ein Recruiter oder eine Recruiterin im Jahr? Diese Zahl kann je nach zu besetzenden Jobs in einer Spannweite von 5 bis 50 Placements variieren. Die meisten RecruiterInnen liegen jährlich bei etwa 20 bis 30 Neueinstellungen. In Branchen mit arbeitgeberfreundlichem Bewerbermarkt kann die Zahl deutlich höher ausfallen. Wer jedoch gefragte Spezialisten oder erfahrene Führungskräfte einstellt, sollte sich eher an der unteren Grenze der Spanne orientieren.
Operative Teamplanung: Wie viele Live-Stellen pro Recruiter?
Um die Anzahl der RecruiterInnen zu planen, müssen sich UnternehmerInnen auch deren mögliche Auslastung ansehen. Hierzu ist zunächst nach der Priorität der Stellen zu unterscheiden. Positionen mit hoher Dringlichkeit lassen sich nicht in beliebiger Anzahl bearbeiten. Neben den Stellen mit Priorität 1 bearbeiten RecruiterInnen aber auch Stellen, die zwar wichtig, aber nicht zeitkritisch sind, oder die später noch besetzt werden können.
Um die produktive Zeit der RecruiterInnen zu berechnen, sind von einer beispielhaften 40-Stunden-Woche zunächst rund 25 Prozent abzuziehen. Andererseits arbeitet das Hiring-Team nicht jede Minute an Stellenbesetzungen, sondern verbringt auch Zeit in Meetings, internen Gesprächen, Projekten oder Briefings. Von 40 Stunden bleiben also pro Woche nur rund 30Stunden produktive Zeit übrig (40 Stunden x 0,0,75= 30Stunden). Zusätzlich gibt es noch Urlaub und Krankheit (circa 35-40 Tage).
Ausgehend von diesen zur Verfügung stehenden Stunden lässt sich nun kalkulieren, wie viele Stellen RecruiterInnen besetzen können. In eine Stelle mit Priorität 1 investieren sie rund 12 Stunden. Vakanzen mit Priorität 2 erfordern für Active Sourcing oder Interviews wöchentlich rund vier Stunden. In Positionen mit Priorität 3 stecken die MitarbeiterInnen pro Woche rund eine Stunde für Stellenausschreibungen, Kommunikation mit BewerberInnen und Interviews. Ausgehend von diesen Daten könnte sich etwa folgende Planung für die produktive Zeit ergeben:
Auf dieser Grundlage lässt sich anhand der Anzahl der zu besetzenden Stellen planen, aus wie vielen RecruiterInnen das Hiring-Team bestehen sollte.
Make or Buy: Lohnt es sich, das Recruiting inhouse durchzuführen?
Die Frage „Make or Buy“ zieht sich durch alle Unternehmensbereiche und macht auch vor der HR-Abteilung nicht Halt. Es stellt sich die Frage: Lohnt es sich, ein eigenes Hiring-Team aufzubauen, oder würde das Unternehmen mit einem externen Recruiter günstiger fahren? Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Vielmehr ist die Antwort von mehreren Faktoren abhängig, etwa von der Anzahl der zu besetzenden Stellen und der Kontinuität des Personalbedarfs (z. B. kurzfristiger Personalaufbau in saisonal geprägten Unternehmen).
Um diese Frage zu beantworten, müssen die Kosten der Inhouse-Lösung und externer RecruiterInnen gegenübergestellt werden. Wie das funktioniert, zeigt das folgende Rechenbeispiel.
„Buy“ – wie viel kosten externe RecruiterInnen?
Nehmen wir an, das Unternehmen beauftragt externe RecruiterInnen mit der Einstellung neuer MitarbeiterInnen. Die Kosten dafür betragen 25 Prozent des Jahresbruttoentgelts von 100.000 Euro pro Neueinstellung. Für eine besetzte Position sind das 25.000 Euro, für zwei 50.000 Euro und für fünf bereits 125.000 Euro an Kosten.
„Make“ – wie steht im Vergleich dazu das interne Hiring da?
Rechnen wir für einen internen Tech-Recruiter mit reinen Lohnkosten von 80.000 Euro im Jahr. Diese multiplizieren wir mit dem Faktor 1,5. Dieser beinhaltet neben Ausfallzeiten (Urlaub, Krankheit, etc.) auch die Lohnnebenkosten (z. B. Sozialversicherung). Die Gesamtkosten liegen somit bei 120.000 Euro im Jahr.
Ab wann lohnt sich das interne Recruiting?
Anhand der beiden berechneten Größen lässt sich nun eine klassische Break-Even-Analyse anfertigen. Stellt das Unternehmen etwa nur zwei Personen ein, sind die Kosten für externe RecruiterInnen deutlich überschaubarer als für interne Hiring-ExpertInnen. Hier stehen 50.000 Euro den 120.000 Euro Lohnkosten gegenüber.
Anders sieht die Situation jedoch bei fünf besetzten Stellen aus. Die Kosten der externen Personalberatung liegen bereits bei 125.000 Euro. Die interne Lösung hingegen pendelt sich bei 120.000 Euro ein. Also bereits ab fünf besetzten Stellen im Jahr ist der Break-Even-Point erreicht und es lohnt sich, ein eigenes Talent-Acquisition-Team aufzubauen. Je mehr Stellen jährlich durch ein internes Recruiting-Team besetzt werden, desto besser geht die Rechnung auf.
Allerdings gibt es bei dieser rein wirtschaftlichen Betrachtung zwei Mankos:
- Die Qualität der internen RecruiterInnen kann nicht berücksichtigt werden. Während nämlich externe PersonalberaterInnen nach Erfolg bezahlt werden, bekommen interne MitarbeiterInnen auch dann ihr Gehalt, wenn sie keine geeigneten KandidatInnen einstellen. Dabei spielt ebenso die Ausprägung des individuellen Netzwerks eine Rolle.
- Auch die zeitliche Schiene lässt sich nicht berücksichtigen. Müssen nämlich viele Stellen zur gleichen Zeit besetzt werden, ist die externe Lösung meist beliebig skalierbar. Interne RecruiterInnen hingegen stoßen dann zeitlich gesehen an ihre Kapazitätsgrenzen, während sie überspitzt, gesagt den Rest des Jahres nur noch ihre Zeit absitzen. Eine interne Personalabteilung lässt sich nur bedingt auf die Schnelle skalieren.
Somit kann die wirtschaftliche Betrachtung immer nur ein Teil der gesamten Entscheidung für „Make or Buy“ sein.
Magisches Dreieck: Bedeutung der Kosten im Recruiting
Ein zahlenbasierter Ansatz im Recruiting ist mutig – immerhin geht es hier um Menschen, die sich nur schwer in Prognosen und Zahlen pressen lassen. Dies zeigt sich auch, wenn man sich das magische Dreieck des Recruitings ansieht:
- Geschwindigkeit von Neueinstellungen
- Kosten für das Hiring (insbesondere das Gehalt des zukünftigen Mitarbeitenden)
- Qualität der eingestellten KandidatInnen (Qualifikation im Hinblick auf die Position)
Es ist nicht möglich, perfekte BewerberInnen innerhalb kürzester Zeit bei minimalen Kosten einzustellen. Im Regelfall lassen sich nur zwei dieser Ziele erreichen. Das bedeutet im Umkehrschluss: Hat das Unternehmen einen akuten Personalbedarf und benötigt kurzfristig SpezialistInnen, müssen die Kosten zwangsläufig in den Hintergrund treten. Denn mit kleinem Budget lassen sich hochspezialisierte IT-Positionen oder CTO-Vakanzen nicht innerhalb kürzester Zeit besetzen.
