Ausrede: IT-Fachkräftemangel im Mittelstand –
Jedes Unternehmen kann Talente für sich gewinnen

Ausrede: IT-Fachkräftemangel im Mittelstand – Jedes Unternehmen kann die richtigen Talente für sich gewinnen

Es ist ein Dauerthema: der IT-Fachkräftemangel. Was können Unternehmen tun, um für IT-SpezialistInnen attraktiver zu werden? Wie finden sie schneller und kostengünstiger Talente? Janet Klin, Director HR und Talent Management bei FLEX, und Martin Bernard, CEO des Personaldienstleisters Tribe.xyz, teilen im Interview ihre Best Practices. Sie sind überzeugt: Wer sich bemüht und professionell vorgeht, hat kein Problem, Tech-Talente zu gewinnen.

Martin Bernard,
Founder von Tribe.xyz

Der Personaldienstleister hat sich auf die Vermittlung von Top-Recruitern und Sourcern an Unternehmen mit dringendem Personalbedarf spezialisiert. Die vermittelten HR-Experten arbeiten als Inhouse-Mitarbeitende auf Zeit und können die Anforderungen der Unternehmen so wesentlich genauer erfassen und schneller passende KandidatInnen finden.

Janet Klin


Janet Klin,
Director HR & Talent Management von FLEX Capital

FLEX Capital ist ein von erfolgreichen Serienunternehmern gegründeter Private Equity Fonds, der in profitable und wachsende Unternehmen aus dem deutschen Internet und Software-Mittelstand investiert.

Was sind aus deiner Sicht die größten Herausforderungen, vor denen Unternehmen aktuell stehen, die IT-Fachkräfte suchen?

Martin Bernard (MB): Es sind heute die gleichen wie vor einigen Jahren. Es gibt einen riesigen Wettbewerb um Talente. Unternehmen müssen deswegen in ihren Bewerbungsprozessen schnell sein, sonst rekrutiert ihnen die Konkurrenz KandidatInnen vor der Nase weg. Idealerweise gehen sie aktiv auf KandidatInnen zu und warten nicht auf Bewerbungen.

Was sind aus eurer Sicht typische Fehler, die Unternehmen im Recruiting machen?

Martin Bernard (MB): Viele Unternehmen unterschätzen den Aufwand. Häufig erleben wir es, dass unternehmensinterne IT-Fachkräfte das Sourcing übernehmen und Kontakte aus ihrem Netzwerk anschreiben. Natürlich ist es gut, Mitarbeitende ins Sourcing einzubinden, aber es muss sich in Grenzen halten. Wenn die Arbeitszeit des hochbezahlten IT-Spezialisten vor allem ins Recruiting fließt, werden Ressourcen verschwendet.

Ein anderer Fehler ist mangelnde Abstimmung über das gesuchte Profil. Wir suchen dann sechs Monate lang Spezialisten, stellen dem Unternehmen die Kandidatin oder den Kandidaten vor und erst nach dem letzten Gespräch schalten sich Vorgesetzte ein, die ihr Veto einlegen, weil sie mit dem Profil nicht einverstanden sind. Um unnötige Kosten zu vermeiden, sollten sich alle Stakeholder zu Beginn über ihre Anforderungen abstimmen. Hier kann der Einsatz von Scorecards helfen.

Was Unternehmen aus meiner Erfahrung außerdem oft unterschätzen, ist die Wichtigkeit eines internen Recruiting-Teams.

Janet Klin, Director HR & Talent Management bei FLEX Capital

Janet Klin (JK): Ich stimme Martin zu. Was Unternehmen aus meiner Erfahrung außerdem oft unterschätzen, ist die Wichtigkeit eines internen Recruiting-Teams. Viele sind nicht bereit, eine Vollzeitstelle für einen Recruiter zu schaffen. Sie wollen Kosten sparen, dabei ist ein interner Recruiter oft günstiger als externe Unterstützung. Vielen Unternehmen fehlt auch das Wissen, wo sich IT-Fachkräfte über Jobangebote informieren. Sie posten auf allgemeinen Stellenportalen und wundern sich, dass der Erfolg ausbleibt. Viele Tech-Talente suchen nicht nach Stellen, man muss sie aktiv ansprechen.

Ein anderes Problem ist die Reaktionsgeschwindigkeit: Unternehmen müssen schnell sein. KandidatInnen über soziale Netzwerke anzuschreiben, ist gut, bringt aber nichts, wenn Unternehmen Tage brauchen, um auf Nachrichten zu antworten. In der Zeit könnte die Kandidatin oder der Kandidat längst bei einem Wettbewerber in die finale Bewerbungsrunde vorgerückt sein.

40 bis 50 Prozent der Einstellungen könnten über Active Sourcing kommen, wenn man es richtig macht.

Martin Bernard, Gründer und CEO von Tribe

Du hast Active Sourcing angesprochen. Welche Rolle spielt es bei der Suche nach IT-Fachkräften?

Martin Bernard (MB): Es gab neulich eine Studie von Forschern aus Kalifornien. Sie haben die Quellen für Neueinstellungen untersucht und ihre Ergebnisse stimmen mit meiner Beobachtung überein. Unternehmen sollten demnach ein Drittel ihrer KandidatInnen aus Active Sourcing gewinnen, ein Drittel aus Bewerbungen und ein Drittel aus Empfehlungen. Active Sourcing ist aus meiner Sicht essenziell. Ich würde sogar sagen, 40 bis 50 Prozent der Einstellungen könnten über Active Sourcing kommen, wenn man es richtig macht.

Daten & Fakten

IT-Fachkräftemangel in Deutschland

  • 86.000 IT-Stellen in Deutschland waren laut Bitkom Ende 2020 unbesetzt.
  • 70 Prozent der von der Bitkom befragten Unternehmen ist aktuell auf der Suche nach IT-Fachkräften.
  • 60 Prozent gehen davon aus, dass sich der Mangel qualifizierter Informatiker:innen in Zukunft weiter verschärfen und das Recruiting noch schwieriger wird.

IT-Fachkräftemangel in Österreich

  • Knapp 60 Prozent der österreichischen Manager:innen sehen laut Infrastrukturreport 2021 der Initiative Future Business Austria einen IT-Fachkräftemangel.
  • Über 90 Prozent fordern politische Maßnahmen, die es Unternehmen erleichtern, Kandidat:innen zu finden und an sich zu binden. Der Ruf nach staatlichen Förderungen von F&E-Arbeit zur Digitalisierung in Unternehmen wird laut, genauso die Förderung der IT-Fachkräfteausbildung. Denn alle bisherigen Maßnahmen scheinen keinen ausreichenden Erfolg zu bringen.

IT-Fachkräftemangel in der Schweiz

  • Obwohl das Land sonst nicht für Fachkräftemangel bekannt ist, gibt es auch hier weniger IT-Spezialist:innen als gebraucht werden. Eine Studie der ICT-Berufsbildung Schweiz prognostiziert, dass sich die Situation in Zukunft verschärfen wird.

Wie macht man es richtig?

Martin Bernard (MB): Es hängt vom Personalbedarf ab. Es ist immer sinnvoll, einen Recruiter zu beauftragen. Wenn man ein größeres Team zusammenstellen will, sollte man mit Recruitern und Sourcern arbeiten. Sourcer suchen auf passenden Plattformen nach KandidatInnen, schreiben sie an und bringen so Leads in den Funnel. Der Recruiter screent die Vorauswahl und organisiert den weiteren Interview- und Auswahlprozess. Was die Tools betrifft, halte ich LinkedIn für den wichtigsten Kanal. Hier fangen auch die meisten Unternehmen an.

Janet Klin (MB): Active Sourcing ist aus meiner Sicht die Basis, wenn man ITler sucht. Es kann bis zu 60 bis 70 Prozent des Recruitings ausmachen. Und ich stimme Martin zu, LinkedIn ist der wichtigste und auch einfachste Kanal. Daneben gibt es branchenspezifische Jobportale wie StackOverflow. Über diese Portale bewerben sich viele gute KandidatInnen auf Stellen. Und wer einmal ein gutes Tech-Team aufgebaut hat, kann ein Referral-Programm aufsetzen und Teammitgliedern den Anreiz geben, über ihre LinkedIn-Profile auf freie Stellen aufmerksam zu machen. Aber die Basis und der Schlüssel im Tech-Recruiting ist immer Active Sourcing.

Ein anderes Problem ist die Reaktionsgeschwindigkeit: Unternehmen müssen schnell sein. KandidatInnen über soziale Netzwerke anzuschreiben, ist gut, bringt aber nichts, wenn Unternehmen Tage brauchen, um auf Nachrichten zu antworten. In der Zeit könnte die Kandidatin oder der Kandidat längst bei einem Wettbewerber in die finale Bewerbungsrunde vorgerückt sein.

Viele HRler sagen, sie haben zu wenig Zeit für Active Sourcing (...). In guten Wochen habe ich mehr als 500 Nachrichten pro Woche versendet – als Head of HR.

Janet Klin, Director HR & Talent Management bei FLEX Capital

Wie viel Zeit sollte man in Active Sourcing investieren?

Martin Bernard (MB): Es kommt weniger auf die Zeit als auf die angeschriebenen Kontakte an. Wir kommen in viele Unternehmen, die von sich behaupten Active Sourcing zu betreiben und wenn wir nachfragen, wie viele Kontakte sie in einer Woche angeschrieben haben, hören wir: fünf. Das ist zu wenig. Man muss jeden Tag mehrere Stunden Zeit investieren.

Janet Klin (JK): Viele HRler sagen, sie haben zu wenig Zeit für Active Sourcing, aber es hilft, sich feste Zeiten im Kalender zu reservieren. Dann erreicht man andere Zahlen. In guten Wochen habe ich mehr als 500 Nachrichten pro Woche versendet – als Head of HR. Ich hatte also genug andere Verpflichtungen, habe es aber trotzdem geschafft. Zumindest 50 Nachrichten sollten jedem in jeder Woche möglich sein, wenn man im deutschsprachigen Raum sucht. Wer international sucht, sollte noch mehr schaffen.

Habt ihr Tipps, speziell für Active Sourcing auf LinkedIn?

Martin Bernard (MB): Man sollte ein klares KandidatInnenprofil erstellen, damit man weiß, welche Personen man sucht. Außerdem hilft ein Template für den Erstkontakt, das man dann nur noch individualisiert. Damit kann man den Prozess deutlich beschleunigen. Und als letzter Tipp: Immer nachhaken. Gut möglich, dass KandidatInnen in ihrer Mittagspause die Nachricht kurz lesen, aber dann vergessen zu antworten. Eine Erinnerungsnachricht zwei, drei Tage später hebt die Antwortquote signifikant.

Janet Klin (JK): Es ist wichtig, die Suche richtig zu filtern, um wirklich nur KandidatInnen anzuschreiben, die die notwendigen Skills mitbringen. Ansonsten wirkt man unprofessionell und schadet dem Ruf des eigenen Unternehmens. Man kann die Suche anschließend sukzessive ausweiten, sollte aber immer mit einem spitzen Ansatz beginnen.

3 Fehler, die fast alle mittelständische Unternehmen beim Hiring von IT-Fachkräften machen

  • Sie betreiben kein professionelles Active Sourcing.
  • Es besteht fehlende Einigkeit über das Kandidatenprofil.
  • Es mangelt an Investitionsbereitschaft.

Was haltet ihr von klassischen Stellenausschreibungen? Spielen sie im IT-Bereich noch eine Rolle?

Martin Bernard (MB): Sie spielen eine wichtige Rolle, weil man sie auch für Active Sourcing braucht. Man sollte sie in der ersten oder der ersten Follow-up-Nachricht mitschicken. Davon abgesehen kann man immer noch großartige KandidatInnen über Stellenausschreibungen gewinnen. Das größte Problem dabei ist, dass KandidatInnen sich meist zeitgleich bei verschiedenen Unternehmen bewerben und man deswegen schnell reagieren und das eigene Unternehmen gut verkaufen muss.

Janet Klin (JK): Stellenausschreibungen können aus meiner Sicht gut funktionieren, wenn man sie, wie ich schon erwähnte, auf branchenspezifischen Portalen veröffentlicht wie StackOverflow oder GitHub. Nur auf der eigenen Website zu veröffentlichen, ist nicht sinnvoll. Es sei denn, das Unternehmen ist bekannt und KandidatInnen gehen proaktiv auf die Website, um sich um freie Stellen zu bewerben.

Martin Bernard (MB): Das ist interessant. Wir nutzen diese Portale seit zwei Jahren kaum noch. Für größere Unternehmen, für die Employer Branding wichtig ist, empfehlen wir sie aber auch weiterhin. In diesem Fall lohnt es sich, Anbieter wie Join zu nutzen, über die man Stellenanzeigen einmal erstellt und dann auf diversen Portalen automatisch veröffentlichen lassen kann.

Wann sollten Unternehmen nach Fachkräften aus dem Ausland suchen? Wann reicht die Suche auf dem heimischen Markt aus?

Martin Bernard (MB): Wenn es wichtig ist, dass InformatikerInnen einen ähnlichen Background haben, sollte man erst lokal und dann bundesweit suchen. Jemanden aus dem Ausland zu holen, ist immer aufwendiger, gerade wenn man beim Umzug unterstützt. Für die meisten kleineren Betriebe lohnt es sich nicht. Wenn man aber mehrere Stellen zu besetzen hat oder besondere Skills sucht, kann der nationale Markt zu klein sein. Trotzdem sollte man immer erst national starten, ehe man die Recherche ausweitet.

Janet Klin (JK): Wir hatten immer einen sehr internationalen Ansatz, weil wir die Besten am Markt suchen. Für die Relocation kann man sich von Agenturen unterstützen lassen, die die Visa-Formalitäten erledigen. Das kostet 400-500 Euro pro Fall und lohnt sich, weil sie den gesamten Prozess übernehmen. Aber natürlich ist es immer eine Unternehmensentscheidung, ob man international suchen will oder nicht.

In welchen Ländern lohnt es sich zurzeit besonders nach IT-Talenten Ausschau zu halten?

Martin Bernard (MB): Das ist schwierig zu sagen, weil es auf die Unternehmensanforderungen ankommt. Spannende Länder sind Spanien, Portugal, Frankreich und Brasilien. Mittlerweile ist es schwieriger IT-Fachkräfte in Osteuropa anzuwerben, wahrscheinlich weil die Gehälter dort in den letzten Jahren angezogen haben und man dort oft niedrige Steuern zahlt.

Janet Klin (JK): Es kommt auch auf den Tech Stack an, der im Unternehmen verwendet wird. Ich habe immer für Unternehmen mit modernem Tech Stack gearbeitet und gute Erfolge in Osteuropa, Russland, Südamerika und in Teilen Asiens gehabt. Auch Kanada und das Silicon Valley haben einen starken Talentpool, aber zumindest in den USA sind die Gehälter meist zu hoch.

7 Schritte mit denen jeder Mittelständler geeignete Fachkräfte findet

  • Active Sourcing: Die Methode macht’s
  • Stellenausschreibungen: Die richtigen Online-Jobbörsen wählen
  • Das Potenzial von Talentpools nutzen
  • Employer Branding: die Basis für kreatives Personalmarketing
  • Referral Programme: Gradmesser der Mitarbeiterzufriedenheit
  • IT-Talente aus dem Ausland anwerben
  • IT-Fachkräfte binden, Personalbedarf senken

Sagen wir, man findet eine Handvoll vielversprechender KandidatInnen. Lohnt es sich, einen Talentpool zu pflegen, um mit BewerberInnen, die absagen oder nur zweite Wahl sind, in Kontakt zu bleiben?

Martin Bernard (MB): Es gibt nur wenige Unternehmen, die einen Talentpool gut implementiert haben. Zalando und Wayfair nutzen ihre Pools intensiv. Viele Unternehmen sammeln einfach nur Daten und durchsuchen sie nie wieder. Das bringt dann nichts. Für Unternehmen, die regelmäßig einstellen, lohnt sich ein Talentpool, wenn sie die Daten aktuell halten und mit KandidatInnen zum Beispiel über Newsletter in Kontakt zu bleiben. Wenn man einen Talentpool nach verschiedenen Kriterien durchsuchen kann, lassen sich viele Recruitingprozesse radikal abkürzen.

Janet Klin (JK): Ich stimme zu. Ein Talentpool kann sinnvoll sein, aber nur, wenn man ihn pflegt. Sonst veralten die Daten schnell, gerade im Tech-Umfeld bewegt sich alles sehr schnell. Es ist besser einen kleinen Pool mit hochwertigen Talenten zu haben als eine riesige Datenbank von KandidatInnen, die längst kein Interesse mehr haben.

Empfehlungsprogramme lassen sich gut ins Onboarding integrieren. HRler fragen neue Angestellte, ob sie jemanden kennen, der auch Interesse hat, ins Unternehmen einzusteigen.

Martin Bernard, Gründer und CEO von Tribe

Vorhin kamen schon kurz Empfehlungsprogramme zur Sprache. Wie wichtig sind sie im Recruiting-Mix und worauf kommt es bei der Konzeption an?

Martin Bernard (MB): In jedem Fall sollte man Stellenausschreibungen intern in Meetingräumen, in Gemeinschaftsräumen aushängen. Damit Mitarbeitende überhaupt daran erinnert werden, dass gesucht wird und dass sie empfehlen könnten. Ansonsten lassen sich Empfehlungsprogramme gut ins Onboarding integrieren. HRler fragen neue Angestellte, ob sie jemanden kennen, der auch Interesse hat, ins Unternehmen einzusteigen. Oft gehen sie mit den Mitarbeitenden sogar gemeinsam ihre LinkedIn-Kontakte durch. Außerdem hilft es, ein Prämiensystem einzuführen. Von 500 bis 10.000 Euro Prämie pro eingestelltem Bewerber habe ich alles gesehen. Aber es müssen gar nicht die großen Summen sein.

Janet Klin (JK): Empfehlungsprogramme sind immer dann erfolgreich, wenn Mitarbeitende gerne für ein Unternehmen arbeiten. Dann empfehlen sie ihren Freunden Jobs, weil sie selbst mit tollen Menschen zusammenarbeiten wollen. Die jeweiligen Leads der Abteilungen sollten ihr Team fortlaufend motivieren, in ihrem Netzwerk nach passenden KandidatInnen zu schauen und diese anzuschreiben oder Job Ads auf LinkedIn zu posten.

Welche Rolle spielt Employer Branding für den Recruiting-Erfolg?

Janet Klin (JK): Employer Branding sollte in jedem Schritt des Recruitingprozesses mitgedacht werden. Es beginnt bei der Formulierung von Stellenausschreibungen und Outreach Messages auf LinkedIn. Wenn darin Rechtschreib- oder Grammatikfehler sind, wirft das kein gutes Licht auf das Unternehmen. Die Karriereseite sollte regelmäßig gepflegt werden und den Kandidaten die Werte und die Kultur des Unternehmens vermitteln. Videos können auch sehr wirksam sein, in denen Angestellte aus ihrem Arbeitsalltag berichten. Und natürlich zahlen auch Auftritte auf Portalen wie StackOverflow oder Kununu auf das Employer Branding ein. Personaler sollten Mitarbeitende aktiv bitten, dort positive Reviews zu veröffentlichen.

Martin Bernard (MB): Ja, Videos sind sehr effektiv, vor allem in Reach-outs. Die Conversions sind wesentlich höher, wenn man Videos integriert. Für Unternehmen mit einer soliden Audience kann ein Blog genauso effektiv sein. Allerdings müssen die Posts eine gewisse Länge haben und qualitativ hochwertig sein. Und ich stimme zu, positive Reviews auf Arbeitgeberbewertungsplattformen wie Glassdoor oder Kununu sind wichtig. Die Unternehmensprofile erscheinen an zweiter, dritter Stelle in der Google-Suche. Wer negative Bewertungen unkommentiert stehen lässt, riskiert, dass vielversprechende KandidatInnen auf eine Bewerbung verzichten. Umgekehrt können attraktive Unternehmensprofile mit vielen positiven Bewertungen unentschlossene KandidatInnen zur Kontaktaufnahme motivieren.

So finden Sie Ihren geeigneten Kandidaten

  • Kümmern Sie sich um eine kompetente HR-Abteilung und investieren Sie (auch) in das interne Recruiting (Team, Tools, etc.)
  • Legen Sie für jede Position ein Briefing Sheet an und seien Sie sich im Vorfeld einig, wen und was genau Sie suchen.
  • Gehen Sie aktiv auf Ihre Wunschkandidaten im Inland und auch weltweit zu. Vergessen Sie dabei nicht zügig zu antworten und machen Sie Follow-ups!
  • Gestalten Sie ihre Nachricht im Active Sourcing ansprechend und individuell. Gerade im Tech Bereich ist es wichtig sich von der Masse abzuheben.
  • Gestalten die ein Employee Referral Program - sorgen Sie dafür, dass Ihre Talente weitere Talente ins Unternehmen bringen.
  • Weniger ist mehr - suchen Sie sich die richtigen Jobportale für Ihre Stelle raus und posten Sie attraktive und maßgeschneiderte Job Ads.
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